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Datenschutz­erklärung

Was mit Ihren Daten passiert

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, warum wir das tun und welche Rechte Sie dabei haben. Sie nennt ausschließlich Dienste, die auf dieser Website und in unserer Beratung tatsächlich zum Einsatz kommen.

Kontakt aufnehmenImpressum
DSGVO und BDSGVerantwortlich: Adrian HotzSitz in Sandhausen
14Paragrafen
freiwiderrufbare Einwilligung
EUServerstandort der Website
Überblick

Das Wichtigste vorab

Die vollständige Erklärung steht unten. Die drei Punkte links beantworten, was erfahrungsgemäß am häufigsten gefragt wird.

Kurz gefasstSie entscheiden

Wir messen den Erfolg unserer Google-Anzeigen. Die dafür nötigen Dienste laden erst, wenn Sie im Einwilligungsbanner zugestimmt haben. Lehnen Sie ab, funktioniert die Website unverändert. Social-Media-Elemente binden wir gar nicht ein.

Kurz gefasstWas wir speichern

Was Sie uns in einem Formular, per E-Mail oder im Gespräch mitteilen. Dazu die technischen Zugriffsdaten, die jeder Webserver protokolliert. Mehr nicht.

Kurz gefasstGesundheitsdaten

Bei Berufs­unfähigkeits-, Kranken- und Pflege­versicherungen fragen Versicherer Gesundheitsangaben ab. Diese besonders geschützten Daten verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, siehe § 9.

Inhalt
  1. §§ 1 bis 3: Verantwortliche Stelle, Rechtsgrundlagen, Empfänger
  2. § 4: Ihre Rechte als betroffene Person
  3. §§ 5 bis 6: Website, Cookies und Reichweitenmessung
  4. § 7: Formulare, Kontakt und Kommunikation
  5. § 8: Terminbuchung und Zahlungsabwicklung
  6. § 9: Beratung, Vermittlung und Gesundheitsdaten
  7. §§ 10 bis 11: Technische Dienstleister, KI-Systeme und Empfänger
  8. § 12: Haus- und Mietverwaltung
  9. § 13: Kundenportal, App und Bankanbindung
  10. § 14: Vergleichsrechner Dritter
  11. Fassung und Kontakt
Abschnitt 1

Wer verantwortlich ist und auf welcher Grundlage wir verarbeiten

Die Pflichtangaben nach Art. 13 und 14 DSGVO: verantwortliche Stelle, Aufsichtsbehörde, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Empfänger.

§ 1Verantwortliche Stelle

  1. Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Beratung ist:

    Hotz Consulting, Inhaber Adrian Hotz
    Am Leimbachring 46, 69207 Sandhausen (Sitz)
    Büro: Langer Anger 7, 69115 Heidelberg
    Telefon: 0155 6226 2504
    E-Mail: info@hotz-consulting.de

  2. Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
  3. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Dazu sind wir nicht verpflichtet, weil in unserem Unternehmen weniger als zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG). Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unmittelbar unter den oben genannten Kontaktdaten.
  4. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

§ 2Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

  1. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. In Betracht kommen: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Datenkategorien Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Welche Grundlage jeweils gilt, steht bei der einzelnen Verarbeitung.
  2. Soweit die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff darauf betroffen ist, richtet sich die Zulässigkeit zusätzlich nach § 25 TDDDG. Auf dieser Website betrifft das ausschließlich technisch notwendige Vorgänge, die nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keiner Einwilligung bedürfen.
  3. Speicherdauer. Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Solche Pflichten ergeben sich vor allem aus § 147 AO und § 257 HGB mit Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren sowie aus § 34d Abs. 4 GewO in Verbindung mit § 61 und § 62 VVG für die Dokumentation der Versicherungsberatung. In diesen Fällen wird die Verarbeitung eingeschränkt und die Löschung erfolgt nach Ablauf der Frist. Beratungsnachweise bewahren wir so lange auf, wie daraus Ansprüche geltend gemacht werden können; die gesetzlichen Verjährungsfristen betragen bis zu 30 Jahre, die Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre.
  4. Wenn Sie eine Einwilligung widerrufen oder ein berechtigtes Löschersuchen stellen, löschen wir Ihre Daten, soweit uns keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten daran hindern.

§ 3Empfänger und Drittstaaten

  1. Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Sie eingewilligt haben oder ein berechtigtes Interesse besteht und Ihre Interessen nicht überwiegen.
  2. Regelmäßige Empfänger sind: unser Hosting-Anbieter, der Anbieter unserer Terminbuchung, unser Zahlungsdienstleister, die von Ihnen gewählten Versicherungsgesellschaften sowie unser Steuerberater und, im Streitfall, Rechtsanwälte und Gerichte. Die Einzelheiten stehen in den folgenden Paragrafen.
  3. Mit Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Diese verpflichten den Dienstleister, die Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO zu verarbeiten.
  4. Übermittlung in Drittstaaten. Ein Teil der eingesetzten Dienste gehört zu Unternehmen mit Sitz in den USA. Eine Übermittlung dorthin erfolgt nur, soweit der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart wurden. Wo das der Fall ist, sagen wir beim jeweiligen Dienst.
  5. Ihre Daten verkaufen wir nicht und wir geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.
Abschnitt 2

Ihre Rechte

Diese Rechte stehen Ihnen gegenüber uns zu. Sie kosten nichts und Sie müssen sie nicht begründen, soweit unten nichts anderes steht.

§ 4Ihre Rechte als betroffene Person

  1. Auskunft (Art. 15 DSGVO). Sie können jederzeit unentgeltlich Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir zu Ihnen verarbeiten, woher sie stammen, an wen wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern.
  2. Berichtigung (Art. 16 DSGVO). Sind Ihre Daten unrichtig oder unvollständig, berichtigen oder ergänzen wir sie.
  3. Löschung (Art. 17 DSGVO). Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und kein anderer Grund nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegensteht.
  4. Einschränkung (Art. 18 DSGVO). Statt einer Löschung können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, etwa solange die Richtigkeit Ihrer Daten geprüft wird oder Sie die Daten noch zur Rechtsverfolgung benötigen.
  5. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, händigen wir Ihnen oder einem von Ihnen benannten Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aus, soweit das technisch machbar ist.
  6. Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Verarbeiten wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Rechtsverfolgung. Gegen eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen; danach verwenden wir Ihre Daten dafür nicht mehr.
  7. Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
  8. Beschwerde (Art. 77 DSGVO). Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die in § 1 genannte Behörde.
  9. Um eines dieser Rechte auszuüben, genügt eine formlose Nachricht an info@hotz-consulting.de oder an unsere Postanschrift. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.
  10. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails. Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Zusendung nicht angeforderter Werbung widersprechen wir hiermit ausdrücklich.
Abschnitt 3

Website, Cookies und Reichweitenmessung

Was beim bloßen Besuch dieser Seiten passiert, wofür wir Ihre Einwilligung brauchen und woher die Schriften geladen werden.

§ 5Hosting und Server-Logdateien

  1. Diese Website wird gehostet bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Die Server stehen in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter für uns; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor. Die Datenschutzerklärung von Hetzner finden Sie unter hetzner.com.
  2. Bei jedem Aufruf dieser Website werden automatisch Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logdateien gespeichert. Das sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Datum und Uhrzeit der Anfrage sowie die IP-Adresse.
  3. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität zu sichern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt und wir werten diese Daten nicht personenbezogen aus.
  4. SSL- und TLS-Verschlüsselung. Diese Website nutzt durchgängig eine verschlüsselte Verbindung. Sie erkennen sie an dem "https://" in der Adresszeile und dem Schloss-Symbol Ihres Browsers. Daten, die Sie an uns übermitteln, können dadurch nicht von Dritten mitgelesen werden.

§ 6Cookies, Einwilligung und Reichweitenmessung

  1. Was Cookies sind. Cookies sind kleine Dateien, die eine Website auf Ihrem Gerät ablegt. Manche sind technisch notwendig, damit Grundfunktionen überhaupt arbeiten. Andere dienen der Messung oder der Werbung. Nur die zweite Gruppe braucht Ihre Einwilligung.
  2. Technisch notwendige Cookies. Diese können im Einzelfall gesetzt werden, etwa um die Sitzung beim Absenden eines Formulars zuzuordnen oder um Seiten schneller auszuliefern. Sie enthalten keine Kennung, mit der sich Ihr Verhalten über mehrere Besuche hinweg nachvollziehen ließe, und werden nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung eingesetzt.
  3. Ihr Einwilligungsbanner. Beim ersten Besuch fragen wir Sie, ob Sie der Nutzung der unten genannten Dienste zustimmen. Anbieter dieser Einwilligungslösung ist bitte eintragen: Anbieter des Cookie-Banners mit Firma und Anschrift. Ihre Entscheidung wird gespeichert, damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen müssen. Sie können sie jederzeit ändern: über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite. Bis Sie zugestimmt haben, werden die folgenden Dienste nicht geladen.
  4. Google Tag Manager. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Tag Manager ist ein Verwaltungswerkzeug: Er erhebt selbst keine personenbezogenen Daten zu Auswertungszwecken, sondern steuert, welche der unten genannten Dienste geladen werden. Beim Laden wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
  5. Google Ads Conversion-Tracking. Wir schalten Anzeigen bei Google. Um zu erkennen, welche Anzeige tatsächlich zu einer Terminanfrage führt, setzt Google ein Cookie, wenn Sie über eine unserer Anzeigen auf diese Website gelangen. Wir erfahren dadurch die Gesamtzahl der Nutzer, die auf eine Anzeige geklickt und anschließend eine Anfrage gesendet haben. Wir erhalten keine Informationen, mit denen sich einzelne Personen identifizieren ließen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
  6. Was wir nicht einsetzen. Wir nutzen keine Webanalyse wie Google Analytics, kein Remarketing, keine Social-Media-Plugins und keine Werbepixel anderer Anbieter. Lehnen Sie im Banner ab, funktioniert diese Website vollständig und ohne Einschränkung.
  7. Übermittlung in die USA. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Ein Zugriff durch US-Behörden lässt sich gleichwohl nicht vollständig ausschließen. Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter policies.google.com/privacy.
  8. Widerruf. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link im Fußbereich oder indem Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
  9. Schriftarten. Diese Website verwendet die Schriften Playfair Display, Playfair Display SC und Instrument Sans. Diese Schriften liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google wird dabei nicht aufgebaut, Ihre IP-Adresse wird nicht an Google übermittelt.
  10. Eingesetzte Software. Die Website läuft auf WordPress mit dem Seitenbaukasten Elementor und dem Formularwerkzeug Contact Form 7. Diese Komponenten laufen auf unserem Server und übermitteln Ihre Daten nicht an Dritte.
Abschnitt 4

Formulare, Kontakt und Kommunikation

Welche Angaben wir verarbeiten, wenn Sie uns schreiben, anrufen oder eines der Formulare auf dieser Website nutzen.

§ 7Formulare, E-Mail und Messenger

  1. Kontaktformular. Senden Sie uns eine Anfrage über das Kontaktformular, speichern wir Ihre Angaben aus dem Formular einschließlich Ihrer Kontaktdaten, um die Anfrage zu bearbeiten und für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden per E-Mail an uns zugestellt; eine dauerhafte Speicherung in der Website-Datenbank findet nicht statt.
  2. Kündigungsformular. Über den Kündigungsbutton nach § 312k BGB verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort machen: Art der Kündigung, betroffener Vertrag, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Vertragsnummer und gewünschter Beendigungszeitpunkt. Wir benötigen diese Angaben, um Ihre Kündigung eindeutig zuzuordnen und Ihnen den gesetzlich vorgeschriebenen Nachweis zu senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Datum und Uhrzeit des Eingangs speichern wir, weil das Gesetz uns dazu verpflichtet.
  3. Widerrufsformular. Entsprechendes gilt für das Widerrufsformular. Auch hier verarbeiten wir die Angaben zur Bearbeitung des Widerrufs und zur Erfüllung unserer Pflicht, Ihnen den Zugang zu bestätigen (§ 356 Abs. 1 BGB). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
  4. Spamschutz ohne Datenweitergabe. Unsere Formulare sind durch ein sogenanntes Honeypot-Verfahren geschützt. Dabei wird ein für Menschen unsichtbares Feld eingefügt, das nur automatisierte Programme ausfüllen. Das Verfahren läuft vollständig auf unserem Server. Wir setzen bewusst kein Captcha ein, weil solche Dienste Daten an Dritte übermitteln und Menschen mit Einschränkungen aussperren können.
  5. Tarifrechner. Nutzen Sie unseren Tarifrechner, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, um Beiträge zu berechnen und Ihnen ein Angebot zu erstellen. Eine Weitergabe an Versicherer erfolgt nur, wenn Sie das ausdrücklich wollen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergeben sich dabei Gesundheitsangaben, gilt zusätzlich § 9 dieser Erklärung.
  6. Anfragen per E-Mail, Telefon oder Post. Kontaktieren Sie uns auf einem dieser Wege, speichern wir Ihre Anfrage samt der daraus hervorgehenden Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsbezug, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass unverschlüsselte E-Mails auf dem Übertragungsweg mitgelesen werden können. Für sensible Angaben bieten wir Ihnen gern einen anderen Weg an.
  7. WhatsApp. Auf Wunsch kommunizieren wir über WhatsApp. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, WhatsApp erhält jedoch Metadaten wie Rufnummern und Zeitpunkte und teilt Daten mit dem Mutterkonzern Meta in den USA. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an schneller Erreichbarkeit, beziehungsweise Ihre Einwilligung, die Sie durch das Anschreiben über diesen Kanal erteilen. Wenn Sie das nicht möchten, nutzen Sie bitte E-Mail oder Telefon; dadurch entsteht Ihnen kein Nachteil. Wir nutzen WhatsApp Business. Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
  8. Speicherdauer. Ihre Nachrichten verbleiben bei uns, bis der Zweck entfällt, Sie zur Löschung auffordern oder eine Einwilligung widerrufen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach § 2 bleiben unberührt.
Abschnitt 5

Terminbuchung und Zahlungsabwicklung

Die beiden externen Dienste, die wir einsetzen, und was dabei an wen übermittelt wird.

§ 8Terminbuchung und Zahlungsabwicklung

  1. Calendly. Für die Buchung von Beratungsterminen nutzen wir Calendly. Anbieter ist die Calendly LLC, 271 17th St NW, 10th Floor, Atlanta, Georgia 30363, USA. Wenn Sie einen Termin buchen, geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Wunschtermin ein; diese Angaben werden auf Servern von Calendly gespeichert und uns zur Verfügung gestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Terminbuchung der Anbahnung des Beratungsvertrags dient. Calendly ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor. Die Datenschutzerklärung finden Sie unter calendly.com/privacy.
  2. Sie erreichen uns für einen Termin jederzeit auch telefonisch oder per E-Mail, ohne Calendly zu nutzen.
  3. Stripe. Zahlungen für Abonnements und Honorarleistungen wickeln wir über Stripe ab. Anbieter innerhalb der EU ist die Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Wenn Sie eine Zahlung auslösen, werden Sie auf eine Seite von Stripe geleitet. Ihre Zahlungsdaten geben Sie dort unmittelbar bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Vollständige Kartennummern oder Bankzugangsdaten sehen und speichern wir zu keinem Zeitpunkt.
  4. Wir erhalten von Stripe lediglich die Information, ob eine Zahlung erfolgreich war, sowie die zur Zuordnung und Buchhaltung erforderlichen Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die steuerliche Aufbewahrung. Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter stripe.com/de/privacy.
  5. Video- und Telefontermine. Beratungstermine finden auf Wunsch per Video statt. Wir nutzen dafür Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom. Dabei werden Verbindungsdaten und, je nach Einstellung, Bild und Ton verarbeitet. Aufzeichnungen fertigen wir nicht an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können einen Termin jederzeit stattdessen telefonisch oder in unserem Büro wahrnehmen.
Abschnitt 6

Beratung, Vermittlung und Gesundheitsdaten

Der Teil, der für unsere eigentliche Tätigkeit gilt: welche Daten wir als Makler verarbeiten, an wen wir sie übermitteln und wie wir mit Gesundheitsangaben umgehen.

§ 9Beratung, Vermittlung und Gesundheitsdaten

  1. Kunden- und Vertragsdaten. Im Rahmen der Beratung und Vermittlung verarbeiten wir die Angaben, die zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich sind: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Beruf, Familienstand, Kommunikationsdaten, Bankverbindung, Angaben zu Einkommen und Vermögen, bestehende Verträge und Versicherungsvertragsnummern sowie Ihre Ziele und Ihre Risikobereitschaft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  2. Gesetzliche Dokumentationspflicht. Als Versicherungsmakler sind wir verpflichtet, Ihre Wünsche und Bedürfnisse zu erfragen, unseren Rat zu begründen und dies zu dokumentieren (§ 61 VVG). Diese Dokumentation händigen wir Ihnen aus und bewahren sie auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
  3. Übermittlung an Versicherer. Um ein Angebot einzuholen oder einen Vertrag zu beantragen, übermitteln wir Ihre Angaben an die von Ihnen ausgewählten Versicherungsgesellschaften. Ohne diese Übermittlung ist eine Vermittlung nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Welche Gesellschaften das sind, erfahren Sie vor der Übermittlung.
  4. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien. Bei Berufsunfähigkeits-, Grundfähigkeits-, Kranken-, Pflege- und Risikolebensversicherungen fragen die Gesellschaften Gesundheitsangaben ab. Solche Daten gehören zusammen mit biometrischen Daten sowie Angaben zu Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO und sind besonders geschützt.
  5. Wir verarbeiten und übermitteln diese Angaben ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung holen wir gesondert und schriftlich ein, zusammen mit der Maklervollmacht und einer Erklärung zur Entbindung von der Schweigepflicht. Werden solche Daten über die in § 10 genannten Cloud-Dienste verarbeitet, geschieht das unter erhöhten Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung und getrennte Datenhaltung.
  6. Sie können die Einwilligung jederzeit formfrei, ganz oder teilweise und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ein Widerruf kann allerdings dazu führen, dass wir den Maklerauftrag nicht mehr vertragsgemäß ausführen können.
  7. Gesundheitsangaben nehmen wir nicht per unverschlüsselter E-Mail und nicht über WhatsApp entgegen. Bitte nutzen Sie dafür die Antragsunterlagen der Gesellschaft, das persönliche Gespräch oder einen von uns benannten gesicherten Weg.
  8. Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz. Beim Abschluss von Lebensversicherungen, Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr und Darlehen im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 KWG sind wir gesetzlich verpflichtet, Sie vor Vertragsschluss anhand eines Ausweisdokuments zu identifizieren und eine Kopie an den Versicherer weiterzuleiten. Das gilt gegebenenfalls auch für vertretungsberechtigte Personen und wirtschaftlich Berechtigte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Geldwäschegesetz.
  9. Information über weitere Finanzprodukte. Wenn Sie uns die entsprechende Kommunikationserklärung erteilt haben, informieren wir Sie auch über den Umfang der vermittelten Verträge hinaus über Finanzprodukte. Das kann per E-Mail, Post, Telefon, Telefax, über Social-Media-Kanäle und über Messenger wie WhatsApp Business geschehen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit in Textform ganz oder teilweise widerrufen, ohne dass Ihnen daraus ein Nachteil entsteht.
  10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet bei uns nicht statt. Vergleichsrechnungen und die in § 10 beschriebenen Systeme bereiten eine Entscheidung lediglich vor; über Empfehlung und Abschluss entscheiden immer ein Mensch und Sie.
  11. Bereitstellungspflicht. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Maklervertrages erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Sie nicht sachgerecht beraten und keinen Vertrag vermitteln.
  12. Weitere Angaben zu unserer Tätigkeit, zur Vergütung und zu Beschwerdewegen finden Sie in unserer Erstinformation und in unseren AGB.
Abschnitt 7

Technische Dienstleister, KI und Empfänger

Mit wem wir zusammenarbeiten, welche Systeme dabei zum Einsatz kommen und an welche Stellen Ihre Daten gehen können.

§ 10Technische Dienstleister und KI-gestützte Systeme

  1. Für den Betrieb unserer Systeme setzen wir externe technische Dienstleister ein. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
    Cloud- und KI-Anbieter
    • Google Cloud EMEA Ltd., Irland – Cloud-Hosting und Infrastruktur. Verarbeitung in EU-Rechenzentren, Muttergesellschaft in den USA.
    • Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland – Azure-Dienste einschließlich OpenAI Services. Verarbeitung in EU-Rechenzentren, Muttergesellschaft in den USA.
    • LangChain, Inc., USA – LangSmith-Plattform. Die Verarbeitung ist auf EU-Server konfiguriert.
  2. Einsatz von KI-gestützten Systemen. Zur Erfüllung unserer Maklertätigkeit nutzen wir Systeme mit künstlicher Intelligenz. Sie unterstützen uns bei der Analyse und Verwaltung von Kundendaten, bei der Vertragsbearbeitung, bei Vergleichs- und Beratungsprozessen sowie bei internen Abläufen. Die Daten werden dabei ausschließlich für die Vermittlung, die Verwaltung und die Beratung verwendet.
  3. Diese Systeme bereiten Entscheidungen vor, sie treffen keine. Jede Empfehlung wird von uns geprüft und verantwortet; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ihre Daten werden nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet.
  4. Übermittlung in Drittländer. Mit den genannten Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der EU statt. Da die Muttergesellschaften ihren Sitz in den USA haben, lässt sich ein Zugriff durch US-Behörden nach dortigem Recht, etwa auf Grundlage des CLOUD Act oder von FISA 702, dennoch nicht vollständig ausschließen.
  5. Um dieses Risiko zu verringern, haben wir EU-Standorte für die Verarbeitung konfiguriert, EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart, eine Datenschutz-Folgenabschätzung und ein Transfer Impact Assessment durchgeführt sowie zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt: Verschlüsselung, Datenminimierung und Zugriffsbeschränkungen.

§ 11Empfänger im Rahmen der Maklertätigkeit

  1. Bei Deckungsanfragen, Vertragsabschlüssen, der Vertragsverwaltung und der Abwicklung von Leistungs- und Schadensfällen kann es erforderlich sein, Ihre Daten an andere Stellen weiterzugeben oder von diesen zu empfangen.
  2. Dazu gehören: Versicherer und Rückversicherer, Maklerpools, Maklerverbünde und Maklerservicegesellschaften, kooperierende Versicherungsmakler, technische Dienstleister, Tippgeber, Sozialversicherungsträger, Kreditinstitute und Kapitalanlagegesellschaften, Bausparkassen, Finanzdienstleistungsinstitute und Wertpapierhandelsgesellschaften, Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Versicherungsombudsleute, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), Rechtsnachfolger sowie Assekuradeure.
  3. Ihre Daten werden nur in dem Umfang weitergegeben, wie es der jeweilige Zweck erfordert. Soweit diese Stellen nicht als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind, stützt sich die Weitergabe auf Ihre Einwilligung, die Sie uns mit der Maklervollmacht erteilen.
    Unternehmen zur Unterstützung der Vertragsabwicklung
    • DEMV Deutscher Maklerverbund GmbH, Dammtorwall 7a, 20354 Hamburg
    • Procheck 24 GmbH, Landshuter Allee 8, 80637 München
    • Fonds Forum Handels- und Servicegesellschaft für Kapitalanlagen mbH, Siegburger Straße 39a, 53757 Sankt Augustin
    • Qualitypool GmbH, Hansestraße 14, 23558 Lübeck
    • Jung, DMS & Cie. Pool GmbH, Söhnleinstraße 8, 65201 Wiesbaden
    • Fonds Finanz Maklerservice GmbH, Riesstraße 25, 80992 München
    • SACHPOOL GmbH, Sachsenfelder Straße 85, 08340 Schwarzenberg
    Hersteller von Maklersoftware
    • DEMV Systems GmbH, Dammtorwall 7a, 20354 Hamburg
    • Smart InsurTech AG, c/o Hypoport AG, Klosterstraße 71, 10179 Berlin
    • Innosystems GmbH, Billerberg 11, 82266 Inning am Ammersee
    • MORGEN & MORGEN GmbH, Wickerer Weg 13–15, 65719 Hofheim am Taunus
    • Franke und Bornberg GmbH, Prinzenstraße 16, 30159 Hannover
    • Thinksurance GmbH, Stephanstraße 14–16, 60313 Frankfurt am Main
    • SOFTFAIR GmbH, Albert-Einstein-Ring 15, 22761 Hamburg
    • Mr-Money Software GmbH, Schillerstraße 3, 09366 Stollberg
  4. Diese Liste geben wir Ihnen auf Wunsch auch in Papierform. Ändert sich der Kreis der Empfänger, finden Sie die jeweils aktuelle Fassung auf dieser Seite; Sie können sie jederzeit bei uns anfragen.
Abschnitt 8

Haus- und Mietverwaltung

Verwalten wir eine Immobilie, verarbeiten wir nicht nur Daten unserer Auftraggeber, sondern auch die der Mieterinnen und Mieter. Dieser Abschnitt gilt für beide.

§ 12Haus- und Mietverwaltung

  1. Neben der Versicherungs- und Finanzvermittlung sind wir als Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 4 GewO tätig. Für die Haus- und Mietverwaltung gelten die folgenden Ergänzungen.
  2. Daten der Eigentümer. Von unseren Auftraggebern verarbeiten wir Stammdaten, Bankverbindung, Angaben zum Objekt, Eigentumsnachweise, Miet- und Verwalterunterlagen sowie die Korrespondenz und die Abrechnungen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Verwaltervertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzt um steuerliche und handelsrechtliche Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
  3. Daten der Mieterinnen und Mieter. Zur Durchführung der Verwaltung verarbeiten wir auch Daten von Personen, die nicht unsere Vertragspartner sind: Name und Anschrift, Kontaktdaten, Mietvertragsdaten, Mietzahlungen und Rückstände, Betriebskosten- und Verbrauchsdaten, Schadens- und Mängelmeldungen sowie die Korrespondenz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für das Mietverhältnis, das wir für den Eigentümer verwalten, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung des Objekts.
  4. Diese Daten erhalten wir in der Regel vom Eigentümer, von der Hausverwaltung, die wir ablösen, oder unmittelbar von Ihnen. Sind Sie Mieterin oder Mieter einer von uns verwalteten Wohnung, gilt diese Erklärung auch für Sie.
  5. Empfänger. Zur Erfüllung des Verwalterauftrags geben wir Daten weiter an: Handwerksbetriebe und Dienstleister für Instandhaltung und Reparaturen, Versorgungsunternehmen für Wärme, Wasser und Strom, Messdienstleister für die Verbrauchserfassung, Hausmeister- und Reinigungsdienste, Versicherer bei Schäden, Steuerberater sowie bei Bedarf Rechtsanwälte und Gerichte. Die Weitergabe beschränkt sich jeweils auf das, was der Dienstleister für seine Aufgabe benötigt.
  6. Verwaltersoftware. Für die Verwaltung, die Buchhaltung und die Betriebskostenabrechnung setzen wir bitte eintragen: eingesetzte Hausverwaltungssoftware mit Firma und Anschrift ein. Mit diesem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
  7. Aufbewahrung. Unterlagen zur Verwaltung bewahren wir für die Dauer des Verwaltervertrages und danach im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf; für Buchhaltungsunterlagen beträgt diese bis zu zehn Jahre. Betriebskostenabrechnungen und Belege müssen wir so lange vorhalten, wie ein Mieter sie einsehen oder beanstanden kann.
  8. Ihre Rechte nach § 4 dieser Erklärung gelten unverändert. Weitere Angaben finden Sie auf unserer Seite zur Hausverwaltung.
Abschnitt 9

Kundenportal, App und Bankanbindung

Wenn Sie unser Kundenportal oder die App nutzen, kommen weitere Verarbeitungen hinzu. Dieser Abschnitt beschreibt sie – einschließlich der optionalen Bankanbindung.

§ 13Kundenportal, App und Bankanbindung

  1. Zweck und Freiwilligkeit. Wir stellen unseren Kundinnen und Kunden ein Online-Portal nebst zugehöriger App zur Verfügung, den Finanzmanager. Dort können Sie die von uns betreuten Verträge, Policen und Prämienabrechnungen einsehen, eigene Dokumente ablegen und uns Nachrichten senden. Die Nutzung ist freiwillig und für Sie kostenfrei. Ob Sie den Zugang einrichten, hat auf unsere Betreuung keinen Einfluss. Eine Beschreibung der Funktionen finden Sie auf der Seite Kundenportal und App.
  2. Anbieter. Portal und App werden technisch betrieben von der DEMV Systems GmbH, Dammtorwall 7a, 20354 Hamburg. Sie verarbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für die Verarbeitung im Portal gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der DEMV Systems GmbH, die Ihnen bei der Registrierung angezeigt werden.
  3. Verarbeitete Daten. Im Portal werden verarbeitet:
    • Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
    • Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und Passwort, letzteres nur in verschlüsselter Form
    • Vertragsdaten der von uns betreuten Verträge einschließlich Policen und Abrechnungen
    • Dokumente, die Sie selbst hochladen
    • Nachrichten, die Sie über das Portal an uns senden
    • Protokolldaten der Nutzung wie Zeitpunkt, Gerätetyp und IP-Adresse
  4. Rechtsgrundlagen. Die Anzeige der von uns betreuten Verträge beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil sie der Durchführung des Maklervertrags dient. Die Einrichtung des Zugangs selbst sowie die Bankanbindung beruhen auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Protokollierung beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Sicherheit des Systems nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Enthalten die eingestellten Unterlagen Gesundheitsdaten, etwa bei Berufsunfähigkeits-, Kranken- oder Pflegeversicherungen, gilt zusätzlich § 9 dieser Erklärung und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
  5. Bankkontenanbindung. Die App bietet die Möglichkeit, Bankkonten zu verknüpfen und Kontostände sowie Umsätze anzuzeigen. Diese Funktion ist optional und standardmäßig nicht aktiv.
    Wie die Kontoanbindung abläuft

    Den Abruf der Kontoinformationen nimmt die BANKSapi Technology GmbH, München, vor. Sie verfügt über eine Erlaubnis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als Kontoinformations- und Zahlungsauslösedienst; Grundlage ist die Zweite Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) in Verbindung mit dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz.

    Die Freigabe erteilen Sie unmittelbar gegenüber Ihrer Bank im dortigen Authentifizierungsverfahren. PIN und TAN erhalten wir nicht und die DEMV Systems GmbH erhält sie ebenfalls nicht. Abgerufen werden Kontostammdaten, Kontostände und Umsätze der von Ihnen freigegebenen Konten.

    Ob wir als Ihr Makler die angebundenen Konten einsehen können: Von DEMV bestätigten Satz einsetzen

    Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Verknüpfung in der App trennen oder die erteilte Freigabe im Online-Banking Ihrer Bank widerrufen. Die abgerufenen Kontodaten werden danach gelöscht. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.

  6. Verarbeitung beim Betrieb der App. Beim Betrieb der mobilen App verarbeitet der Hersteller zusätzlich Geräte- und Nutzungsdaten, insbesondere Gerätekennungen sowie Diagnose- und Absturzdaten. Der Hersteller gibt in den App-Stores an, die Übertragung zu verschlüsseln und keine Daten an Dritte weiterzugeben. Welche Datenkategorien im Einzelnen erfasst werden, können Sie den Angaben im jeweiligen App-Store entnehmen.
  7. Speicherdauer. Die Daten im Portal werden gespeichert, solange der Zugang besteht. Nach Beendigung des Zugangs oder des Maklervertrags löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 2 dieser Erklärung entgegensteht. Von Ihnen selbst hochgeladene Dokumente können Sie jederzeit eigenständig löschen; wir empfehlen, sie vor Beendigung des Zugangs herunterzuladen.
  8. Zugang löschen. Sie können den Zugang jederzeit und ohne Angabe von Gründen beenden, formlos uns gegenüber oder über die Löschfunktion im Portal. Eine bestehende Bankanbindung sollten Sie zuvor gesondert trennen.
Fassung

Stand und Kontakt

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Fassung dieser Datenschutzerklärung: September 2026. Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Diese Erklärung beschreibt bewusst nur Dienste, die wir tatsächlich einsetzen. Sollten wir künftig ein Analysewerkzeug, eine Newsletter-Software oder Social-Media-Elemente einbinden, ergänzen wir diese Erklärung vorher und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

Fragen zum Datenschutz beantworten wir direkt: info@hotz-consulting.de oder 0155 6226 2504.

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